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消防档案是单位在消防安全管理工作中，直接形成的文字、图表、声像等记载和反映单位消防安全基本情况和消防安全管理过程，按归档制度集中保管起来的文书及其相关材料。建立健全消防档案，有利于强化单位消防安全管理工作的责任意识，推动单位的消防安全管理工作朝着规范化、制度化的方向发展。
一、消防档案的建设
1. 消防档案的建设要求
（1）消防安全重点单位应当建立健全消防档案。除按照规定建立纸质消防档案外，还应在消防安全重点单位信息系统中建立本单位的电子消防档案。
（2）其他单位应当将本单位的基本概况、消防机构填发的各种法律文书、与消防工作有关的材料和记录等统一保管备查。
（3）消防档案应当详实，全面反映单位消防工作的基本情况，并附有必要的图表、视听资料等。
（4）单位消防安全基本情况等发生变化时，应及时更新档案内容。
2. 消防档案建立步骤
（1）材料收集。即要求消防安全管理人员将日常消防安全管理形成的分散档案材料收集起来，按照有关要求和格式，汇集归档形成消防档案。
（2）材料鉴定。即对收集上来的档案材料进行归档前的检查，检查其是否完整，判断材料是否属于消防档案内容，是否有保存价值。
（3）材料整理与立卷。即将收集并经过鉴定的材料按照一定的规则、方法和程序进行分类、排列、登记目录、技术加工和装订，使之成为消防档案卷宗。
（4）登记存档。登记是对消防档案的收录、保管等情况，通过薄、册等形式加以记载，以显示档案数量和状况，它是维护档案的完整与安全的必要手段。存档是指收进档案库（柜）内，上架排列保管，以便利用。
二、消防档案管理
消防档案管理要做到以下几点：
（1）单位应当确定专门机构或人员、设立消防档案室或专柜集中保管消防档案。
（2）消防档案保管要妥善，防止遗失或损毁。特别是对录音带、录像带等电子数据存储介质要单独存放，符合防潮、隔热等要求。
（3）保存在电子计算机中的消防档案资料，以及消防设施控制设备中的消防工作资料和信息，属动态消防档案，要适时或定期进行备份，防止因病毒感染、计算机损坏等造成档案灭失。
（4）负责建立消防档案的承办机构或人员应当按照规定的期限和要求，及时将有关档案资料进行整理，装订后移送档案管理机构或人员存档。管理人员要对移送的档案资料进行检查核对，确认档案资料完整、规范，并进行登记造册。管理人员工作变动时，要及时办理消防档案交接手续。
（5）消防设施档案的保存期限应符合以下要求：消防设施施工安装、竣工验收以及验收技术检测等原始技术资料长期保存；消防控制室值班记录表和建筑消防设施巡查记录表的存档时间不少于1年；建筑消防设施检测记录表、建筑消防设施故障维修记录表、建筑消防设施维护保养计划表和建筑消防设施维护保养记录表的存档时间不少于5年。超过保存期限的要按有关规定进行集中销毁。
（6）严格消防档案的借阅管理，明确借阅期限，办理借阅手续。
